a.         E-Defter dosyaları ilgili kılavuzlarda belirtilen standartlar ve formata uygun biçimde hazırlanır.

b.         Hazırlanan dosya “defter” şema yapısında öngörülen alana yerleştirilir.

c.         Oluşturulan “defter” dosyası mühürlenir ya da imzalanır. (Bu şekilde oluşturulan dosya, mükellefin beratının aldıktan sonra defter olarak  saklamak zorunda olduğu dosyadır. Ancak bu dosyanın defter olarak geçerli sayılabilmesi için e-defter beratının alınması zorunludur.)

d.         Mühürlenen ya da imzalanan “defter” dosyasının belli bilgileri alınarak “berat” dosyası oluşturulur.

e.         Berat dosyası mühürlenir ya da imzalanır.

f.          Mühürlü ya da imzalı berat dosyası paketlenir.

g.         Hazırlanan paket www.edefter.gov.tr adresinde bulunan e-Defter Uygulamasına giriş yapılarak yüklenir.

h.         Berat dosyası Gelir İdaresi Başkanlığı mali mührü ile de mühürlenerek indirilecek biçimde defter sahibinin erişimine açılır. (Erişime açılan  e-defter beratı ile imzalı veya mühürlü defter dosyası birlikte elektronik ortamda muhafaza edilecektir.)